Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z plików cookies i podobnych technologii w serwisie internetowym DataSage.

W okresie przejściowym związanym z rebrandingiem serwis może być prezentowany również pod marką HKCode. Niezależnie od wyświetlanego wariantu logo administratorem danych pozostaje ten sam podmiot wskazany poniżej.

Polityka dotyczy w szczególności serwisów dostępnych pod domenami i subdomenami:

datasage.pl,
hkcode.pl,
datasage.datasage.pl,
hkcode.datasage.pl,
oraz innych adresów, które kierują do tego samego serwisu DataSage.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

DATA SAGE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, działający pod marką DataSage, a w okresie przejściowym również pod marką HKCode,

adres: ul. STRZELECKA nr. 6 lok. --- miejsc. ZŁOTY STOK kod 57-250 poczta ZŁOTY STOK kraj POLSKA,
NIP: 8871832630,
REGON: 54388223500000,
KRS: 0001221250,
e-mail: michal.karpinski@datasage.pl,
telefon: +48 724 598 509.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod podanym wyżej adresem e-mail.

Jeżeli Administrator wyznaczy Inspektora Ochrony Danych, dane kontaktowe Inspektora zostaną opublikowane w tym miejscu.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać:

imię i nazwisko lub imię podane w formularzu;
adres e-mail;
numer telefonu, jeżeli zostanie podany;
nazwę firmy i informacje o prowadzonej działalności;
treść wiadomości, opis projektu, budżet, cel współpracy oraz inne dane dobrowolnie przekazane w zapytaniu;
dane związane z dalszą korespondencją i ustaleniami handlowymi;
adres IP;
datę i godzinę połączenia;
adres odwiedzanej strony;
adres strony odsyłającej;
informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, urządzeniu i przybliżonej lokalizacji wynikającej z adresu IP;
identyfikatory cookies, identyfikatory reklamowe i informacje o aktywności w Serwisie — wyłącznie w zakresie zgodnym z dokonanym wyborem w panelu zgód;
dane dotyczące źródła kampanii, kliknięcia reklamy, konwersji i interakcji z treścią, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę.

Administrator nie oczekuje przesyłania przez formularz szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych, pochodzenia rasowego lub etnicznego. Takich informacji nie należy zamieszczać w wiadomości, jeżeli nie jest to bezwzględnie konieczne.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Cel przetwarzania	Zakres danych	Podstawa prawna
Obsługa formularza kontaktowego i udzielenie odpowiedzi	Dane kontaktowe i treść zapytania	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy; w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji
Przygotowanie oferty, konsultacji lub wyceny	Dane kontaktowe, informacje o projekcie i potrzebach	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Prowadzenie dalszej korespondencji biznesowej	Dane kontaktowe i historia korespondencji	art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO
Zawarcie i wykonanie umowy	Dane identyfikacyjne, kontaktowe, rozliczeniowe i informacje o projekcie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Wystawianie dokumentów księgowych i realizacja obowiązków podatkowych	Dane wymagane przepisami prawa	art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	Dane związane ze współpracą i korespondencją	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, wykrywanie błędów i nadużyć	Dane techniczne, logi serwera, adres IP	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Tworzenie statystyk i analiza korzystania z Serwisu	Identyfikatory cookies, dane o urządzeniu i aktywności	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli narzędzie korzysta z niekoniecznych cookies lub podobnych technologii
Pomiar skuteczności reklam, remarketing i personalizacja reklam	Identyfikatory reklamowe, dane kampanii, zdarzenia i konwersje	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda
Zapamiętanie ustawień prywatności i techniczne działanie Serwisu	Niezbędne cookies i dane urządzenia	art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz przepisy dotyczące przechowywania informacji w urządzeniu końcowym

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do wysłania zapytania i udzielenia odpowiedzi.

4. Formularz kontaktowy i korespondencja

Dane przekazane przez formularz są wykorzystywane wyłącznie do:

odczytania i obsługi wiadomości;
skontaktowania się z nadawcą;
przygotowania konsultacji, oferty lub wyceny;
prowadzenia dalszych ustaleń dotyczących potencjalnej współpracy;
zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Treść formularza nie powinna być automatycznie przesyłana do systemów analitycznych lub reklamowych. W szczególności treść wiadomości, adres e-mail, numer telefonu i inne dane pozwalające na bezpośrednią identyfikację nie powinny trafiać do Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel ani podobnych narzędzi.

Wysłanie formularza nie oznacza zgody na otrzymywanie newslettera lub innych wiadomości marketingowych. Taka komunikacja może być prowadzona wyłącznie na odrębnej podstawie prawnej.

5. Dane techniczne i logi serwera

Podczas korzystania z Serwisu serwer może automatycznie zapisywać informacje techniczne, w szczególności:

adres IP;
datę i godzinę żądania;
żądany adres URL;
kod odpowiedzi serwera;
typ przeglądarki i systemu operacyjnego;
informacje o błędach;
adres strony odsyłającej.

Dane te są wykorzystywane do zapewnienia poprawnego działania Serwisu, diagnostyki błędów, ochrony przed nadużyciami i zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury.

Logi są przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji infrastruktury, nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji wskazanych celów.

Standardowy okres przechowywania logów: 30 dni.

6. Cookies i podobne technologie

Serwis może korzystać z plików cookies, pamięci lokalnej przeglądarki, pikseli, tagów i innych podobnych technologii.

Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika. Mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia działania strony, zapamiętania ustawień, prowadzenia statystyk oraz pomiaru skuteczności reklam.

6.1. Kategorie stosowanych technologii

Niezbędne

Są wymagane do prawidłowego działania Serwisu, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi podstawowych funkcji oraz zapamiętania wyborów dotyczących prywatności.

Nie są wykorzystywane do profilowania reklamowego.

Funkcjonalne

Pozwalają zapamiętać wybrane ustawienia i poprawić wygodę korzystania z Serwisu.

Są aktywowane zgodnie z ustawieniami dokonanymi przez użytkownika, jeżeli nie są bezwzględnie konieczne.

Analityczne

Pozwalają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z Serwisu, które podstrony odwiedzają i czy napotykają błędy.

Narzędzia analityczne wymagające dostępu do urządzenia lub zapisywania niekoniecznych informacji są aktywowane dopiero po uzyskaniu zgody.

Marketingowe

Służą do pomiaru kampanii reklamowych, przypisywania konwersji, remarketingu oraz dopasowania reklam.

Są aktywowane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.

7. Zarządzanie zgodami

Przy pierwszej wizycie użytkownik może otrzymać możliwość:

zaakceptowania wszystkich niekoniecznych technologii;
odrzucenia wszystkich niekoniecznych technologii;
wybrania poszczególnych kategorii;
zmiany lub wycofania zgody w późniejszym czasie.

Brak zgody na cookies analityczne lub marketingowe nie powinien blokować dostępu do podstawowej treści Serwisu.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Ustawienia można zmienić za pomocą odnośnika lub przycisku „Ustawienia prywatności” dostępnego w Serwisie.

Użytkownik może również zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Usunięcie cookies może jednak spowodować ponowne wyświetlenie panelu zgód lub utratę niektórych ustawień.

8. Narzędzia Google

8.1. Google Tag Manager

Serwis może korzystać z Google Tag Manager w celu technicznego zarządzania tagami i integracjami.

Google Tag Manager może uruchamiać inne narzędzia zgodnie z konfiguracją Serwisu i wyborem użytkownika w panelu zgód. Samo umieszczenie kontenera nie może służyć do obchodzenia ustawień zgody.

8.2. Google Analytics 4

Po uzyskaniu odpowiedniej zgody Serwis może korzystać z Google Analytics 4 w celu tworzenia statystyk dotyczących odwiedzin i sposobu korzystania ze strony.

W zależności od konfiguracji do Google mogą być przekazywane m.in.:

identyfikatory cookies i urządzenia;
przybliżona lokalizacja;
informacje o przeglądarce i urządzeniu;
odwiedzane podstrony;
czas i sposób korzystania z Serwisu;
źródło wejścia;
zdarzenia i konwersje.

Administrator powinien konfigurować narzędzie zgodnie z zasadą minimalizacji danych oraz nie przesyłać do Google danych pozwalających na bezpośrednią identyfikację użytkownika.

8.3. Google Ads

Po uzyskaniu zgody Serwis może korzystać z Google Ads w celu pomiaru konwersji, analizy skuteczności kampanii i prowadzenia remarketingu.

Dane reklamowe mogą obejmować identyfikatory kliknięcia reklamy, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu, źródło kampanii i wykonane zdarzenia.

Jeżeli Serwis korzysta z Google Consent Mode, domyślny status dla danych analitycznych i reklamowych powinien być ustawiony jako odmowa do czasu dokonania wyboru przez użytkownika.

Zakres danych wysyłanych do Google zależy od zastosowanego wariantu Consent Mode i konfiguracji tagów.

9. Meta Pixel

Po uzyskaniu odpowiedniej zgody Serwis może korzystać z Meta Pixel w celu:

pomiaru skuteczności reklam w usługach Meta;
rejestrowania zdarzeń i konwersji;
tworzenia grup odbiorców;
remarketingu;
optymalizacji kampanii.

W zależności od konfiguracji Meta może otrzymywać m.in.:

adres IP;
dane o urządzeniu i przeglądarce;
identyfikatory cookies;
adres odwiedzanej strony;
informacje o źródle kampanii;
informacje o wykonanych zdarzeniach, np. otwarciu formularza lub wysłaniu zapytania.

Dane formularza, takie jak treść wiadomości, adres e-mail lub numer telefonu, nie powinny być przekazywane do Meta bez odrębnej, świadomej konfiguracji, właściwej podstawy prawnej i odpowiednich zabezpieczeń.

10. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie podmiotom, które pomagają Administratorowi prowadzić Serwis i obsługiwać działalność, w szczególności:

dostawcom hostingu, serwerów i infrastruktury;
dostawcom poczty elektronicznej;
dostawcom usług IT, utrzymania i cyberbezpieczeństwa;
dostawcom systemów formularzy, CRM i automatyzacji;
dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych — tylko zgodnie z dokonanym wyborem zgody;
biuru rachunkowemu, kancelarii prawnej lub doradcom, gdy jest to niezbędne;
organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora powinny działać na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie zgodnie z instrukcjami Administratora.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług technologicznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takim przypadku przekazanie danych powinno odbywać się na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności:

decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
standardowych klauzul umownych;
wiążących reguł korporacyjnych;
innego mechanizmu dopuszczonego przez prawo.

Zakres i miejsce przetwarzania mogą zależeć od aktualnej konfiguracji danego dostawcy oraz usług wybranych przez Administratora.

12. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to potrzebne do celu, w którym zostały zebrane.

W szczególności:

dane z zapytań — przez czas niezbędny do obsługi wiadomości i dalszych ustaleń;
dane dotyczące oferty lub negocjacji — przez czas trwania rozmów, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
dane związane z umową — przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i dotyczącymi przedawnienia roszczeń;
dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania, utraty przydatności danych lub osiągnięcia wskazanego celu;
dane techniczne i logi — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki;
informacje o wyborach dotyczących cookies — przez okres ustawiony w mechanizmie zarządzania zgodami;
dane w narzędziach analitycznych i reklamowych — zgodnie z ustawieniami retencji Administratora oraz zasadami danego dostawcy.

Wycofanie zgody nie powoduje automatycznie usunięcia wszystkich danych, jeżeli istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przechowywania, np. obowiązek prawny lub potrzeba obrony przed roszczeniami.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO użytkownikowi przysługuje prawo do:

uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
dostępu do swoich danych;
otrzymania kopii danych;
sprostowania nieprawidłowych danych;
uzupełnienia niekompletnych danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych — gdy podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się automatycznie;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
wycofania zgody w dowolnym momencie;
wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Wniosek dotyczący realizacji praw można przesłać na adres:

michal.karpinski@datasage.pl

Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

14. Sprzeciw wobec przetwarzania

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, użytkownik może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją.

Jeżeli dane byłyby wykorzystywane do marketingu bezpośredniego, sprzeciw wobec takiego przetwarzania może zostać wniesiony w dowolnym momencie.

15. Wycofanie zgody

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie:

przez panel ustawień prywatności;
przez zmianę ustawień cookies;
przez kontakt z Administratorem;
w sposób wskazany w wiadomości dotyczącej konkretnej zgody.

Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

16. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane kontaktowe organu są dostępne na oficjalnej stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

17. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Narzędzia analityczne i reklamowe mogą wykorzystywać informacje o aktywności użytkownika do przypisywania go do określonych grup odbiorców lub przewidywania zainteresowań.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

18. Linki do zewnętrznych stron

Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów, takich jak profile społecznościowe lub strony partnerów.

Po przejściu na zewnętrzną stronę zasady przetwarzania danych określa jej operator. Administrator zaleca zapoznanie się z polityką prywatności danego serwisu.

19. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych oraz ryzyka, w szczególności:

szyfrowanie transmisji za pomocą HTTPS;
kontrolę dostępu do systemów;
aktualizowanie oprogramowania;
ograniczanie dostępu do danych do osób, które go potrzebują;
kopie zapasowe i monitoring infrastruktury — jeżeli są stosowane;
zabezpieczenia formularzy przed nadużyciami;
minimalizację zakresu zbieranych danych.

Żadna metoda przesyłania lub przechowywania danych nie gwarantuje jednak całkowitego wyeliminowania ryzyka.

20. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku:

zmiany prawa;
zmiany zakresu usług;
wdrożenia nowych narzędzi;
zmiany dostawców;
zmiany sposobu przetwarzania danych;
rozwoju Serwisu i marki DataSage.

Aktualna wersja będzie publikowana na tej podstronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

21. Kontakt

Pytania dotyczące prywatności i przetwarzania danych można kierować na adres: